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Création d’un planning informatisé pour la réalisation des maintenances préventives et inventaires des services composant un établissement hospitalier
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Guillaume LOISON

INSIGNE_HIA 
Rapport de stage
M. Guillaume LOISON
Création d'un planning informatisé pour la réalisation des maintenances préventives et inventaires des services composant un établissement hospitalier
Certification professionnelle Assistant Biomédical en Ingénierie Hospitalière (ABIH) promotion 2017
 URL : http://www.utc.fr/abih ; Université de Technologie de Compiègne
RESUME

Cet Hôpital d’Instruction des Armées (HIA) situé en région d’Ile de France avait besoin d’une solution afin de pouvoir garantir la maintenance préventive des dispositifs médicaux dont il a la charge. Son logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) commun à tous les établissements du Service de Santé des Armées (SSA) Français ne lui permettant pas de garantir simplement et automatiquement celle-ci.

La conception d’une solution sur Excel a été réalisée. Ce nouveau fichier informatique a permis de regrouper sur un seul et même support les informations dont le Service d’Ingénierie Biomédical (SIB) avait l’utilité. Auparavant, il utilisait un fichier Excel, cinq tableaux à fiches amovibles et leur GMAO.

L’enregistrement des informations de maintenance suite à leur exécution renseigne des indicateurs mensuels sur la maintenance que leur impose la norme ISO 9001 version 2015.

Un partenariat avec le second HIA de cette région donne une perspective d’avenir à cet outil car lui aussi rencontre les mêmes contraintes pour sa maintenance préventive du fait de sa GMAO commune ainsi que pour l’obtention de ces indicateurs normatifs. C’est pour cela qu’il a fallu réaliser un fichier vierge avec une notice d’utilisation pour que d’autres puissent l’utiliser au sein de leur établissement.


Mots clés : Maintenance, Outil
ABSTRACT

This Army Training Hospital located in the Ile de France region needed a solution to guarantee the preventive maintenance of the medical devices for which it is responsible. Its Computerized Maintenance Management software common to all French Army Health Service establishments does not allow it to simply and automatically guarantee this one.

The design of a solution on Excel was carried out. This new computerized file made it possible to consolidate on one and the same medium the information which the Service of Biomedical Engineering had the utility. Previously, he used an Excel file, five removable card boards and their Computerized Maintenance Management software.

The recording of maintenance information following their execution indicates the monthly maintenance indicators required by ISO 9001 version 2015.

A partnership with the second Army Training Hospital of this region gives a future perspective to this tool because it also encounters the same constraints for its preventive maintenance because of its common CMMS and for obtaining these normative indicators. This is why it was necessary to produce a blank file with a user's guide so that others can use it in their establishment.


Key words : Maintenance, Tool
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Remerciements

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont su m’aider à mener à bien l’élaboration de ce rapport et la création de cet outil.

M.BOGUET, chef du service ingénierie biomédical de l’hôpital d’instruction des armées PERCY pour m’avoir permis d’intégrer son service durant ces 11 semaines,

Les autres membres du service qui ont pris le temps de m’expliquer leur tâche quotidienne avec patiente et bienveillance,

M.FELAN pour m’avoir guidé sur ce rapport, et pour son implication tout au long de la certification,

Mme MOUTONNET pour sa disponibilité tous au long de cette formation,

M.FARGES, pour m’avoir transmis son savoir sur la qualité et sur sa vision de la certification dont il est l’un des pères fondateur.


Sommaire

  1. UN HOPITAL MILITAIRE AU SERVICE DU CITOYEN
  1. Présentation du Service de Santé des Armées
  2. L’Hôpital d’Instruction des Armées PERCY
  3. Une unité d’ingénierie biomédicale au service de la maintenance
  4. Assurer un diagnostic de confiance avec la maintenance
  5. Problématique d’une GMAO centralisée
  1. TROUVER UNE SOLUTION POUR AIDER A GARANTIR LA MAINTENANCE PREVENTIVE D’UN ETABLISSEMENT HOSPITALIER
  1. Objectifs de la solution
  2. Quatre étapes pour trouver une solution
  1. UNE PREMIERE ETAPE POUR LA CONCEPTION
  1. Etat des lieux des pratiques du service
  2. Besoins et attentes du service
  3. Evaluer et analyser les existants
  4. Evaluer et analyser les risques
  1. UNE SECONDE POUR LA REALISATION DE L’OUTIL
  1. Choix du support informatique
  2. Construire et remplir l’outil avec les données du service
    1. La feuille liste des maintenances
    2. Les feuilles par service
    3. Les Statistiques et récapitulatif par service
    4. Les prestations extérieures
  1. Réaliser un test et corriger les bugs
  2. Réalisation d’une notice d’utilisation
  1. LA TROISIEME POUR L’EXECUTION DANS LE SERVICE
  1. Présentation de l’outil et de la notice au service
  2. Questionnaire suite à la formation
  3. Utiliser l’outil pour Identifier et réaliser les évolutions à apporter
  1. LES PERSPECTIVES D’AVENIR COMME DERNIERE ETAPE
  1. Un second questionnaire pour l’évolution de l’outil
  2. Réalisation des dernières améliorations
  3. Un outil adaptable aux autres




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ILOTPERCY
Fig.1 : ILOT PERCY

INTRODUCTION :

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La région Ile de France compte dans ses rangs deux hôpitaux militaires faisant partie de la Plateforme Hospitalière Militaire d’Ile de France (PHM-IDF), l’Hôpital d’Instruction des Armées (HIA) PERCY (92) et l’Hôpital d’Instruction des Armées BEGIN (94).  Dans cette optique de rassemblement, les deux services d’Ingénierie Biomédicale (SIB) se sont lancés depuis trois ans dans une démarche qualité en vue d’une certification selon la norme ISO 9001 version 2015[1], qu’ils ont obtenues à la fin du premier trimestre 2017.

Cette certification obtenue, les services désirent continuer dans cette dynamique positive et souhaitent devenir un modèle pour les autres services d’Ingénierie Biomédicale des six autres Hôpitaux d’Instructions des Armées.

La certification a quelques impératifs, comme le fait de devoir tenir à jour des indicateurs sur la maintenance obligatoire des dispositifs médicaux gérés par les services d’Ingénierie Biomédicale.

Durant mon affectation provisoire au SIB de l’HIA PERCY, j’ai eu pour mission de réorganiser le planning de maintenance des dispositifs médicaux dont il a la charge.

I – UN HOPITAL MILITAIRE AU SERVICE DU CITOYEN

    A – Présentation du Service de Santé des Armées


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Le Service de Santé des Armée Français (SSA)[2] a vu le jour grâce à l’Edit du 17 janvier 1708, signé par Louis XIV. Il définit l’organisation pour la prise en charge des blessés et malades militaires que les médecins et chirurgiens des armées soignent.
Le SSA riche de ses 300 ans d’expérience, a su proposer au fil des siècles des évolutions et des mesures nouvelles tant dans la prise en charge de ses blessés et malades militaires que dans ses matériels de médecine qu’il utilise au quotidien sur et hors des champs de bataille.
Ce sont les différentes guerres qui ont permis au SSA de devenir ce qu’il est aujourd’hui :
En 1995, un nouveau concept est mis en place suivant deux constats sociologique et éthique :
Depuis le 11 décembre 2014, le service de Santé des Armées a entreprit une nouvelle démarche avec le « projet SSA 2020 », visant à optimiser ses ressources humaines et financières afin de pouvoir garantir et sécuriser son fonctionnement pour les années futures. Il a d’ailleurs par exemple prit la décision de fermer l’HIA du VAL DE GRACE (75) en juillet 2016.
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Quelques chiffres du SSA :

EFFECTIFSSA

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MISSIONSDUSSA
Fig.3 : Missions du services de santé des armées 

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B – L’Hôpital d’Instruction des Armées PERCY



Tout d’abord, pourquoi HIA « PERCY »[3] ?

Le BARON Pierre-François de PERCY est né le 28 octobre 1754 à Montagney-les-Pesmes (70). A 21 ans, il souhaite se perfectionner en chirurgie. Mais ne disposant d’aucune fortune, il est contraint de s’engager dans l’armée.

Les dates clefs du Baron :
Ce Baron, chirurgien emblématique Français, n’a eu de cesse au cours de sa glorieuse carrière de chercher à améliorer la rapidité de la prise en charge et l’évacuation des blessés sur les champs de bataille.
 

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BARONPERCY





Son nom est gravé sur l’Arc de Triomphe
Fig.4 : BARON PERCY


Cet hôpital militaire a été construit sur la commune de CLAMART (92) en Ile de France entre 1916 et 1919. Il est de type pavillonnaire (plusieurs bâtiments). A l’origine, il a pour vocation essentielle de soigner les patients atteints de maladies infectieuses et contagieuses.

En 1982, l’hôpital ouvre une nouvelle unité de traitement des grands brulés, appelé Centre de Traitement des grands Brulés (CTB). Un nouveau CTB va ouvrir ses portes fin 2017 afin de pouvoir répondre aux normes actuelles et pouvoir également rester à la pointe en matière de traitement de ces patients.

En 1996, un nouvel hôpital monobloc ouvre ses portes après 4 ans de travaux: HIA PERCY a dès lors fusionné avec l’ancien HIA Dominique Larrey de Versailles (78). Il se compose de 8 niveaux (RDC -3 à RDC +4) pour une superficie d’environ 60 000m2. Il dispose de 370 lits et places aux seins des différents services que composent l’établissement.

L’ilot PERCY compte 3 établissements, l’HIA PERCY, le Centre de Transfusion Sanguine des Armées (CTSA) et le Service de Protection Radiologique des Armées (SPRA).

Les deux grandes missions de l’HIA sont :
Il est l’hôpital qui accueille en toute sécurité les personnalités Françaises, afin d’être reçues en consultation ou bien en hospitalisation.

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    C – Une unité d’ingénierie biomédicale au service de la maintenance



La certification à la norme ISO 9001 version 2015, a permis au Service Ingénierie Biomédicale (SIB) de l’HIA PERCY de sécuriser ses modes de fonctionnement sur le plan de la qualité, en particulier vis-à-vis de la maintenance des dispositifs médicaux dont il a la charge. Cette excellence de mode de fonctionnement, lui impose de fonctionner selon des procédures qu’il a définies et doit aussi se conformer aux exigences qu’impose cette norme, par exemple dans le suivi de ces indicateurs sur son taux de maintenance réglementaire.

Il est important d’avoir une entière confiance en ses équipements car c’est le plus souvent grâce aux informations qu’ils délivrent que les professionnels de santé peuvent établir des diagnostics, adapter ou modifier leurs actions et prescrire des traitements médicaux à l’attention des patients.

C’est le respect de la maintenance des équipements biomédicaux qui permettra d’avoir cette confiance.

Ce service est composé de neuf professionnels afin de réaliser ses opérations de maintenance.
 

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ORGANIGRAMMESIB
Fig.5 : Organigramme service d'ingénierie biomédicale de l'HIA PERCY
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    D – Assurer un diagnostic de confiance avec la maintenance



 La maintenance peut se définir comme l’ensemble des actions qui vise à rétablir un bien dans un état spécifique afin qu’il puisse assurer un service déterminé [4].

Elle est le cumul des actions de dépannage, réglage, contrôle, réparation, vérification et révision des équipements qu’ils soient matériels comme le dispositif médical ou bien immatériels comme le logiciel de celui-ci.

Elle veillera à être respectueuse de plusieurs contraintes qui sont :
Ces quatre dispositions pourront le cas échéant s’inscrire dans un processus d’amélioration de l’équipement en lui-même ou de son évolution future.

On peut donc distinguer deux types de maintenance :
Elle sera réalisée par l’exploitant s’il est formé et habilité par le constructeur. Ou alors par le constructeur, car il peut n’autoriser que partiellement ou pas du tout les opérations de maintenance. Ou bien encore, et sous la responsabilité de l’exploitant, un prestataire qui sera missionné pour la réaliser.
On en distingue deux types: les contrôles internes réalisés par l’exploitant ou sous sa responsabilité par un prestataire, et les contrôles externes réalisés par un organisme externe accrédité par le COFRAC[5] et agréé par l’ANSN[6].

NB : une action de maintenance préventive peut, suivant les résultats obtenus, déboucher sur une maintenance corrective.
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En plus, de ces deux modes de maintenance, il faut y apporter cinq niveaux de compétence :
Les textes de loi qui régissent la maintenance biomédicale sont :
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    E – Problématique d’une GMAO centralisée

 

Auparavant, chaque hôpital, centre médical et établissement de ravitaillement avaient leur propre logiciel pour la gestion de leurs les matériels, voir juste un tableur Excel pour leurs recensements.

Le projet d’une GMAO commune a été initié par l’Etablissement Central des Matériels du Service de Santé des Armées (ECMSSA), situé à Fleury-les-Aubrais (45), qui est chargé de stocker le matériel et d’assurer la maintenance des équipements envoyés en mission extérieure. Cet établissement est donc au premier niveau de décision dans la solution informatique. Ce sont eux qui réalisent les opérations d’évolution, d’ajout de structure, etc…

Les 8 HIA et 31 Centres médicaux des Armées (CMA) se trouvent au second plan et n’ont donc que des actions simples sans modification des prérogatives du niveau 1.

Le logiciel a donc été créé pour du ravitaillement sanitaire et non pour les établissements hospitaliers.

La GMAO est capable de prévoir automatiquement les maintenances préventives lorsqu’elles sont renseignées sur le « modèle » d’équipement, avec le type de maintenance, interne, externe et leurs fréquences.

Etant donné que chaque HIA ou CMA est différent, ils ont toute liberté pour travailler comme il leur convient, du moment qu’ils respectent les textes réglementaires et avec le matériel qu’ils souhaitent utiliser.

De ce fait, et pour que chaque établissement puisse travailler sans contrainte, les modèles enregistrés par le niveau 1 sont des modèles génériques sans aucune maintenance prévue inscrite, le logiciel ne peut donc pas proposer de dates et type pour les maintenances.

Pour avoir tout de même une traçabilité des opérations de maintenance réalisées, les techniciens créent pour chaque maintenance faite de chaque matériel une opération sur la GMAO. Ce sont donc les techniciens qui indiquent la date jusqu’à laquelle le matériel est conforme, sans aucune alerte lorsqu’il dépasse celle-ci.

De plus, la GMAO n’est pas en mesure de leur donner simplement les indicateurs de maintenance comme ceux définis dans le cadre de leur certification de la norme ISO 9001.

Un des indicateurs est le taux de maintenance réglementaire réalisée sur le taux de maintenance réglementaire à réaliser.

Aujourd’hui, pour obtenir cet indicateur, il faut réaliser une extraction des données de la GMAO puis les retranscrire sur Excel avec plusieurs filtres à activer. Cette manipulation est fastidieuse, assez longue et propice à un grand nombre d’erreur.

Dans un second temps, ils désiraient que ce fichier puisse être utilisé par l’HIA BEGIN qui est leur partenaire sur la plateforme hospitalière militaire d’Ile de France afin de pouvoir fonctionner de la même manière et de fournir les mêmes indicateurs suite à leur certification à la norme ISO 9001 acquise conjointement.


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II – TROUVER UNE SOLUTION POUR AIDER A GARANTIR LA MAINTENANCE PREVENTIVE D’UN ETABLISSEMENT HOSPITALIER

    A – Objectifs de la solution

 

La mise en place de cette nouvelle solution a bien évidement plusieurs objectifs :

B– Quatre étapes pour trouver une solution


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Afin de pouvoir mener à bien ce projet, la définition d’un plan d’action clair et précis permettra d’en faire émaner une stratégie détaillée et organisée pour livrer un résultat attendu et utile pour le service.


PLAN
Fig.6 : Plan pour la réalisation de la solution


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III – UNE PREMIERE ETAPE POUR LA CONCEPTION

A – Etat des lieux des pratiques du service

 

La maintenance interne des dispositifs médicaux est réalisée service par service, en général mensuellement par un seul technicien.

Durant ce mois, le technicien assure les contrôles directement dans le service grâce à un chariot mobile équipé (image ci-dessous) d’un ordinateur non relié au réseau informatique de l’hôpital, donc sans visualisation de la GMAO, de testeurs et d’outils nécessaires pour assurer sa mission.

Lorsqu’il se rend compte que certains matériels nécessitent une maintenance corrective, il les fait envoyer à l’atelier pour être réparé par un autre technicien ou par lui-même dès qu’il aura terminé d’examiner tous les matériels dans ce service.
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CHARIOTMOBILEMAINTENANCE
Fig.7 : Chariot mobile de maintenance

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Il réalise en même temps l’inventaire du service et indique les écarts qu’il observe.

Le SIB avait déjà définit une cadence. Chaque service est controlé à un mois définit et cela d’année en année, par exemple, le Service d’Accueil des Urgences (SAU) voit la maintenance préventive interne annuelle de ces équipements tous les ans au mois d’avril.

Certains services comme le bloc opératoire ont un mode de fonctionnement qui ne permet pas de réaliser ces maintenances comme précité. Le SIB profite de la fermeture technique de celui-ci pendant deux jours au mois de mars pour réaliser ses tâches. Il affecte donc tous ces techniciens sur cette courte durée afin de pouvoir tout réaliser.

Une rotation des techniciens d’année en année est faite pour les rendre plus polyvalents, mais aussi pour que le personnel des autres services les reconnaissent dans l’établissement.
 

B – Besoins et attentes du service


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Afin de pouvoir apporter une solution réaliste et durable au service, il faut en plus satisfaire au mieux les besoins et les attentes de celui-ci ainsi que des personnels qui le composent.

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C – Evaluer et analyser les existants


A mon arrivée dans le service, j’ai découvert que pour réaliser la maintenance préventive, les techniciens utilisaient un tableau Excel avec peu de formules automatiques et cinq tableaux muraux avec des fiches qu’ils modifiaient suite aux maintenances réalisées:
Ce système qu’ils avaient développé fonctionnait.

Tout abord, le tableur Excel existant comporte deux types de feuille.

Le premier type donne le taux de maintenance pour tous les services :

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page1ancien
Fig.8 : Bilan de la maintenance de l'ancien outil

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Les résultats obtenus font référence aux autres feuilles de calcul.

Le second type est pour chaque service de l’hôpital :

page2ancien
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Les différentes feuilles des services sont indépendantes les unes des autres.

Chaque feuille étant indépendante, il faut pour chaque service définir la cadence de maintenance pour chaque type de matériel, avec un seul type de maintenance possible.

Pour obtenir plusieurs types de maintenance sur un matériel, il faut réaliser un copier/coller de la ligne du matériel en question autant de fois que de type de maintenance à lui appliquer.

Pour un type de matériel qui serait dans plusieurs services, il faut pour chacun d’entre eux mettre des cases grisées pour indiquer que rien n’est à faire ou bien les laisser vides pour indiquer qu’un résultat est attendu dans l’année.
 
Si les contrôles doivent être réalisés avec des rythmes annuels entiers cela fonctionne, mais si au contraire, cela est mensuel, le tableur ne peut pas le prendre en charge.

Toutes ces petites manipulations sont sources d’un grand nombre d’erreur.

Ensuite, il y a les tableaux muraux :

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Tableaumaintinterne
Fig.10 : Tableaux maintenance interne

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 tableauprestaesterieures
Fig.11 : Tableaux maintenance externe
 Fig.12 : Tableau prestations extérieures
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D – Evaluer et analyser les risques



Fort de ces trois analyses, il faut également prendre connaissance des risques qui pourraient compromettre ce projet :
Avec tous ces risques identifiés, il faut au mieux les écarter ou au pire les minimiser.

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IV – UNE SECONDE POUR LA REALISATION DE L’OUTIL

A – Choix du support informatique

 

Les Techniciens du Service Ingénierie Biomédicale utilisaient déjà un fichier Excel, qu’ils avaient créé en interne pour lister les maintenances préventives à réaliser.

Afin de pouvoir apporter une solution fiable, simple, ergonomique, économique et pérenne, la décision de réaliser ce planning sur Excel semble la plus adaptée.

Le choix de prendre Excel est notamment dû au fait que:

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B – Construire et remplir l’outil avec les données du service

 

Dans l’outil, on peut distinguer quatre types de feuilles de calcul dont trois ont des liaisons entre elles. La quatrième n’a pas de lien direct avec les trois autres feuilles mais elle fait référence à certains matériels présents dans une des feuilles.

Pour remplir ce nouveau planning, il faut faire en sorte que les informations soient les bonnes.

D’abord utiliser le fichier Excel existant, car les matériels sont déjà rassemblés par service. Il faut pouvoir vérifier les données de la GMAO et celles du fichier Excel et cela feuille par feuille du fichier Excel déjà utilisées.

Le numéro d’inventaire de la GMAO sera pris comme référence. La dernière date de maintenance ou une information associée (non trouvé, réforme, en cours, etc…) du fichier Excel sera à garder pour gagner du temps.

A chaque ouverture du fichier, une page par défaut appelée page d’accueil, permet de naviguer rapidement dans les feuilles du classeur à l’aide des boutons en gris.
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Fig.13 : Page d'accueil du nouvel outil
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1 – La feuille liste des maintenances



La feuille « liste des maintenances» avec le nom des modèles des matériels (nom inscrit dans la GMAO) avec quatre types de maintenance et leurs périodicités en mois et leurs nombres par service (colonne A).

Pour les cases de type de maintenance (colonne B-D-F-H), une liste de choix obligatoire (au dessus du bouton "insertion maintenance)) à partir des éléments que souhaitaient voir les techniciens et qui permettraient par la suite de réaliser des statistiques.

Les colonnes J et plus correspondent au nombre d’équipement de chaque type par service, une dernière colonne (non visible) indique le nombre total du type d’équipement pour l’établissement.

Au départ, il y avait 800 types de matériel avec le fichier Excel, après vérification de la GMAO, 600 types de matériel se sont ajoutés pour obtenir à la fin près de 1 400 types de matériel.

Pour renseigner les colonnes B-D-F-H, il a fallu prendre en compte la règlementation et les souhaits du service. Par exemple, certains appareils ne sont pas soumis à maintenance obligatoire mais le service réalise tout de même un contrôle de bon fonctionnement ou encore un simple contrôle de présence de celui-ci dans le service.

Deux boutons en bas de page sécurisent les insertions de type de matériel ou bien de type de maintenance, en plus d’un bouton de retour à la page d’accueil.

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Fig.14 : Feuille liste des maintenances du nouvel outil
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2 – Les feuilles par service



Une feuille de calcul par service, plutôt que de tout mettre sur une feuille et ensuite utiliser la fonction « croisé dynamique ».

En effet et par expérience, cela engendre beaucoup d’erreurs de manipulation et risque de modifier considérablement l’intégrité du fichier.

La volonté de protéger la feuille a été prise (sans mot de passe). Il n’est donc pas possible d’ajouter de colonnes, cela afin que les boutons créés en bas de page puissent fonctionner comme prévus.

Pour chaque feuille, la colonne avec le nom du matériel (colonne B) est une liste déroulante de choix conforme à la feuille « liste des maintenances ».

Lorsque le nom du matériel est renseigné : le type (G), la cadence en mois (H) et la prochaine date de maintenance (J) avec des couleurs suivant leur conformité ou non (rouge ou vert) apparaissent automatiquement pour les quatre types de maintenance, mais ne sont pas modifiables.

Les seuls champs modifiables sont le numéro de l’équipement dans la GMAO (A), le commentaire (C),  le numéro de série (D), le service (E), la présence du matériel (F) et les quatre (I-M-Q-U) dernières maintenances réalisées suivant leur type.

En bas de page se trouvent les éléments de calcul qui serviront pour la feuille des statistiques et récapitulatif.

Ainsi que plusieurs boutons :

Initialement avec le fichier Excel, apparaissaient 3 700 matériels, lors de la vérification avec la GMAO, il en manquait 1 800 pour obtenir les 5 500 matériels inscrits dans celle-ci.

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Fig.15 : Feuille du service de cardiologique du nouvel outil
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3 – Les Statistiques et récapitulatif par service



Une feuille sur les statistiques et le récapitulatif par service, c’est sur celle-ci que sont rassemblées les formules de calcul pour l’obtention des indicateurs définis.

Afin de pouvoir obtenir des indicateurs de qualité, on peut distinguer trois catégories : la maintenance interne, la maintenance externe et les contrôles visuels (inventaire).

Puis la dernière colonne (R) où se trouvent les indicateurs de norme ISO 9001.

Pour ces distinctions, il a été fait en sorte que les matériels qui seraient perdus ou bien auraient le statut de « problème » (en cours de maintenance corrective ou autres) n’influencent pas les moyennes ou pourcentages de réalisation des maintenances.

Par ailleurs, s’il n’y a rien à calculer, il faut que la cellule soit vide pour ne pas rentrer dans le calcul des moyennes : pour Excel, une cellule vide ne compte pas, alors que s’il y a 0.00%, elle l’inclut dans ses calculs.

Pour les maintenances faites, une échelle de couleur suivant le taux de réalisation a été ajoutée avec une mise en forme conditionnelle : vert si supérieur ou égal à 80%, jaune entre 80% et 60%, orange entre 60% et 40% et enfin rouge si inférieur ou égal à 40%.

Un seul bouton pour le retour à l’accueil a été créé.

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Fig.16 : Feuille des statistiques et récapitulatif du nouvel outil
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4 – Les prestations extérieures



Une feuille « prestation externe » qui regroupe plusieurs types de prestations effectuées par un organisme extérieur :
A partir de cette feuille, le chef d’atelier peut réaliser les bons de commande aux sociétés pour une ou plusieurs de ces prestations. Cela n’est pas obligatoire, mais permet de ne travailler que sur un seul fichier pour la maintenance préventive.

A l’identique de la feuille par service la cadence est en mois, pour connaitre sa fin de couverture avec deux mises en forme conditionnelles de couleur différentes: si elle est toujours active (verte) ou non (rouge).

La liste de types de prestations a été prédéfinit grâce à une liste de choix obligatoire.

Comme pour les autres feuilles, différents boutons apparaissent :
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Fig.17 : Feuille des prestations extérieures du nouvel outil

Pour toutes ces feuilles, des filtres sont activés pour que les techniciens puissent aisément et avec rapidité trouver les informations dont ils ont besoin pour réaliser les contrôles et inventaires des services.

Les feuilles sont également programmées avec une mise en page pour des impressions sur du papier en format A3.

La création des boutons permet la réalisation d’une tâche particulière facilitant et sécurisant certaines actions à mener dans cet outil.

Par exemple, l’insertion d’un matériel qui ne peut pas être une simple insertion de ligne.

Cette démarche doit être précise : il ne faut pas l’insérer ni à la première, ni à la dernière ligne au risque de ne plus faire partie des statistiques.

L’affectation d’un bouton permet aussi un gain de temps, en plus de sécuriser les données 
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C – Réaliser un test et corriger les bugs



Après de longues heures d’études, de recherches, de programmations et de vérifications, il est enfin venu le temps où il faut pouvoir tester l’outil lors d’une maintenance de matériels d’un service.

J’ai profité de la maintenance du service de cardiologie pour accompagner le technicien dans le service. Lui de son côté, avec son chariot mobile de maintenance, sa feuille (4 pages) de route et moi de mon côté, avec mon planning sur un ordinateur portable.

Nous saisissions chacun sur nos supports respectifs les matériels inventoriés et contrôlés.

Nous découvrons alors des équipements ne figurant pas sur son listing, étant donné que son ordinateur n’est pas relié au réseau informatique de l’établissement. Il ne pouvait donc pas savoir si le matériel appartenait à un autre service ou bien était le résultat d’un oubli d’inscription sur leur tableau Excel.

J’ai pu me rendre compte très rapidement qu’avec le nouveau tableur, je trouvais les appareils qu’il n’avait pas : soit dans la feuille du service pour les appareils non-inscrits, soit pour les appareils des autres services avec une recherche dans tous les classeurs en moins de 5 secondes.

Tous en contrôlant les équipements, j’ai réalisé quelques ajustements sur le tableur, comme un bouton qui permet d’envoyer un matériel directement sur la page des équipements pour réforme.

Je me suis par la même occasion rendu compte que le technicien assurant la maintenance dans le service avait besoin de travailler avec le fichier Excel et non plus uniquement avec des feuilles imprimées.

La solution était donc d’envoyer une copie de l’outil sur l’ordinateur du chariot (clef USB) et une fois la maintenance terminée, remplacer les données de la feuille du service en question dans la version en partage. Pour que ce système fonctionne, personne ne doit réaliser de modification sur le service sans prévenir le technicien responsable du contrôle, car toutes les modifications seront effacées.

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D – Réalisation d’une notice d’utilisation



Pour garantir la prise en main de l’outil et à la demande du chef d’atelier, la création d’une notice d’utilisation (annexe 1) apparait évident pour que chaque technicien ait un référentiel écrit et aussi, afin de se conformer à la logique de l’outil.

La notice est sur un fichier Excel tout comme l’outil, mais ce n’est pas une feuille de l’outil car en général, on a besoin de la notice en même temps que l’on veut réaliser une action.

Pour accéder directement à cette notice, un lien hypertexte figure sur la page d’accueil.

Elle est imprimable en format A4, avec des sauts de page pour ne pas couper les images lors de l’impression. Un bouton pour revenir au sommaire a été ajouté pour revenir rapidement en haut de page.

Au début de la notice se trouvent quelques informations à connaitre en plus de quelques mises en garde, par exemple de ne pas renommer un onglet du classeur.

Le sommaire comporte des boutons pour chaque rubrique (13), classés en 3 groupes comme suit :

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V – LA TROISIEME POUR L’EXECUTION DANS LE SERVICE

A – Présentation de l’outil et de la notice au service

 

Une fois les deux premières étapes finalisées, la mise en place dans le service doit commencer.

La présentation de l’outil à toute l’équipe doit se faire avec le maximum de personnels mais surtout avec un des chefs du service pour obtenir en fin de présentation son accord en vue de la mise en service de l’outil pour remplacer l’ancien.

La présentation a été assez courte car étant encore dans le service pendant un mois, j’allais pouvoir les accompagner et répondre à leurs questions ou interrogations dès qu’ils en auraient ressenti le besoin.

La prise en main de l’outil est assez rapide car il fonctionne avec des boutons pour réaliser des taches un peu délicates comme l’insertion d’un matériel. Mais aussi parce que pendant toutes la durée de la création de celui-ci, les techniciens se sont intéressés aux fonctionnalités qu’ils souhaitaient.

Pour réaliser la présentation, il faut naviguer dans les onglets et réaliser des opérations qui leur seront habituelles, les autres étant dans la notice et ne seront utilisées que très rarement et par des personnels à l’aise avec le logiciel Excel.

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B – Questionnaire suite à la formation

 

A l’issue de la réunion et pour mesurer les premières réactions des personnels sur l’outil, un questionnaire de satisfaction (annexe 2) a été immédiatement distribué pour recueillir leurs avis.

Le questionnaire comportait 4 questions :

Question 1 :
Par rapport à vos anciens dispositifs pour assurer le suivi de la maintenance préventive au sein de votre établissement, comment jugez-vous ce nouveau planning ?

Ils ont répondu unanimement que c’était très satisfaisant, qu’en général les stagiaires travaillaient sur un projet lors de leur stage mais qu’il n’y avait pour la plupart du temps pas de résultat à la fin. Le plus souvent, les sujets portent sur des réflexions d’organisation et non pas sur un travail concret qu’ils pourraient utiliser tous les jours.

Question 2 :
Pour vous, la notice d’utilisation vous semble :

Elle leur apparait indispensable, mais pas assez claire car le langage utilisé dans celle-ci n’était pas toujours adapté à des novices en informatique.

Question 3 :
Pour vous, quelle(s) partie(s) n’avez-vous pas compris (plusieurs choix possibles).

Dans l’ensemble, il n’existe pas de problème, les différentes feuilles ont bien été assimilées.

Question 4 :
Quelle(s) amélioration(s) souhaiteriez-vous voir apporter au tableur ?

Aucune réponse concrète pour cette question, certains d’entre eux ont indiqué qu’ils pourraient proposer des axes d’amélioration seulement après avoir utilisé l’outil.

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C – Utiliser l’outil pour Identifier et réaliser les évolutions à apporter



Les réponses apportées au questionnaire n’ont pas réellement permis de déterminer les axes sur lesquels il faut travailler pour rendre l’outil plus efficace et simple d’utilisation.

Le point seul point d’amélioration que les personnels avaient indiqué, était sur la notice d’utilisation. L’adaptation d’un langage plus simple a bien été prise en compte.

J’ai donc fait le choix de vérifier au fur et à mesure de mes corrections sur la notice, avec les personnels qui, lors du questionnaire avaient relevé ce problème, que le langage serait compréhensible par les néophytes.

Après cette première utilisation, plusieurs petits bugs ont dû être corrigés mais rien ne remettant en cause l’intégrité du classeur.
 
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VI – LES PERSPECTIVES D’AVENIR COMME DERNIERE ETAPE

A – Un second questionnaire pour l’évolution de l’outil


 

Suite aux semaines d’utilisation, un nouveau questionnaire de satisfaction (annexe 3) devenait indispensable pour mesurer la satisfaction des utilisateurs et pour l’obtention de nouveaux axes à prendre en compte ou d’être sûr que toute la chaine hiérarchique soit convaincue de la pertinence de cette solution apportée à leur service.

Comme pour le premier questionnaire, il y a 4 questions :

Question 1 :
Par rapport à vos anciens dispositifs pour assurer la maintenance préventive au sein de votre établissement, comment jugez-vous ce nouveau planning ?

On remarque bien que les techniciens ont rapidement assimilé le principe de fonctionnement du tableur. Ils peuvent d’un simple coup d’œil savoir si les dispositifs médicaux sont conformes pour leurs utilisations sans risques dû au non-respect de la règlementation en terme de maintenance préventive, pour les patients et le personnel soignant.

Question 2 :
Quelle(s) information(s) souhaiteriez-vous voir ajoutée(s) à la notice d’utilisation ?
Question 3 :
Pour vous, quelle(s) partie(s) mériterai(en)t d’être modifiée(s), évoluée(s), enlevée(s), etc…

Pour ces deux questions, les réponses sont sensiblement les mêmes.

Les techniciens avec qui les modifications ont été réalisées en direct n’ont donc plus de doléances.

Par contre, les ingénieurs ont relevé que les indicateurs qui figuraient dans la feuille des statistiques et récapitulatif n’étaient pas les bons.

La partie sur les prestations extérieures devait également être améliorée.

Un gros travail a dû être mené pour solutionner le problème. Les éléments de calcul de toutes les pages des services ont été modifiés.

Question 4 :
Si vos anciens outils pour assurer la maintenance obtenaient la note de 5 sur 10, ce nouveau planning aurait la note de :

Les personnels sont satisfaits de leur nouveau planning informatisé de maintenance préventive, ils lui ont donné une note de 8.7/10 par rapport à leurs anciens outils.

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B – Réalisation des dernières améliorations



La feuille sur les prestations extérieures quant à elle permet au chef d’atelier de pouvoir vérifier à chaque début de mois s’il doit ou non réaliser des bons de commande pour garantir le maintien en service de certains matériels.

Il manquait deux colonnes, numéros de marché et numéros d’EJ (numéros d’enregistrement comptable de la dépense), ainsi qu’une liste prédéfinit non modifiable des types de prestations.

La feuille sur les statistiques et récapitulatif par service ne donne pas encore entière satisfaction après cette courte période d’utilisation. Grâce à ce questionnaire, les éléments qu’ils souhaitaient ajouter sur cette page ont pu être ajoutés voir ajustés.

L’analyse des remarques et les conseils obtenus avec les questionnaires ont permis de réaliser les modifications souhaitées.

Cela a eu des incidences sur toutes les feuilles des services. Il a surtout fallu distinguer les contrôles internes des contrôles externes et des contrôles visuels pour inventaire.

Il fallait en plus, pour ne pas fausser les indicateurs de la norme ISO 9001, que les matériels affichant un problème (matériel en cours de maintenance, perdu, etc…) ne soient pas pris en compte dans les statistiques.

Le fait que certains calculs de pourcentage soient vides car divisés par zéro indiquait 0.00% était un problème, car les moyennes total en étaient affectées. La solution a été que lorsqu’un calcul devait être divisé par zéro la valeur de la cellule serait vide, comme cela Excel ne les prendrait pas en compte pour la réalisation des moyennes.

Une échelle de couleur (vert/jaune/orange/rouge) suivant le pourcentage de maintenance réalisé a été ajouté pour permettre une visualisation rapide et simple de ces indicateurs.
 
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C – Un outil adaptable aux autres



Comme il a été mentionné au début de ce rapport, l’HIA PERCY fait partie de la plateforme hospitalière militaire d’Ile de France avec l’HIA BEGIN situé dans le Val de Marne (94) avec qui ils ont obtenu la certification de la norme ISO 9001 pour leurs deux services ingénierie biomédicale.

C’est pour cela que pendant toute la conception de cet outil, il a fallu faire en sorte que s’ils le souhaitaient, l’outil pourrait être mis en place dans ce second hôpital. Il aurait tout d’abord pour but que les deux établissements comparent entre eux leurs taux de maintenance avec les mêmes indicateurs vis-à-vis de leur tutelle de commandement qui est le SSA.

Il leur permettrait également d’avoir la possibilité d’améliorer leur partenariat avec, pourquoi pas, des échanges de personnels (mutations des personnels militaires tous les 5 à 7 ans).

Un outil vierge a donc été créé, et qui, cumulé avec la notice d’utilisation permettrait non pas seulement à l’HIA BEGIN de l’utiliser mais aussi à toute la communauté biomédicale.

Il est possible que certains hôpitaux et centres médicaux du service de santé des armées utilisent à l’avenir cet outil, car ils ont tous ce même problème de non-automatisation des prévisions de maintenance issu de leur GMAO commune à deux niveaux.

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CONCLUSION :


Grâce aux besoins et objectifs bien définis par le service dès le début de la création de l’outil, mais aussi avec la disponibilité des membres du service, l’outil revêt plusieurs aspects positifs qui pourront le faire durer dans le temps :
Le service semble convaincu de l’amélioration qu’il pourra lui apporter dans :
Il a fallu analyser tous les risques afin de pouvoir les faire disparaître ou en tout cas, de les minimiser au maximum.

De plus, pour obtenir la meilleure adhésion possible des membres du service pour une installation rapide et fiable, il faut s’adapter au mieux aux pratiques déjà en cours au sein de celui-ci. S’il doit y avoir un changement radical dans un des fonctionnements du service, il faut s’assurer de la plus-value de cette modification.

Enfin, pour inscrire cet outil dans un service, il faut pouvoir analyser et comprendre les besoins, les objectifs et résoudre les risques avec la participation de toute l’équipe qui pourrait être amenée à l’utiliser.

L’outil peut et sera surement amélioré et/ou modifié par le(s) service(s) suite à son utilisation dans les mois, voir les années à venir.

Cette courte période passée au sein de ce service d’ingénierie biomédicale m’a permis de comprendre comment pouvait fonctionner un hôpital. J’ai pu me rendre compte que ce service est un des maillons central au bon fonctionnement des unités de soins, sans lui et ses hommes « de l’ombre », je n’imagine pas comment ces unités pourraient fonctionner sans que le service rendu au patient ne soit dégradé.

C’est pour cela qu’il est indispensable que ce service ait une réelle crédibilité envers les autres acteurs de l’établissement. J’espère que la solution que j’ai apportée leur permettra de conforter cette qualité, tant sur l’efficience qu’il donnera que sur l’efficacité que les techniciens peuvent en espérer.

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GLOSSAIRE :

AFNOR : Agence Française de Normalisation

ANSM : Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé

CMA : Centre Médical des Armées

COFRAC : Comité Français d’Accréditation

CTB : Centre de Traitement des grands Brulés

CTSA : Centre de Transfusion Sanguine des Armées

ECMSSA : Établissement Central des Matériels du Service de Santé des Armées

GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur

HAS : Haute Autorité de Santé

HIA : Hôpital d’Instruction des Armées

MITHA : Militaire Infirmier et Technicien des Hôpitaux des Armées

PHM-IDF : Plateforme Hospitalière Militaire d’Ile de France

SAU : Service d’Accueil des Urgences

SIB : Service Ingénierie Biomédicale

SPRA : Service de Protection Radiologique des Armées

SSA : Service de Santé des Armées

UTC : Université Technologique de Compiègne

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BIBLIOGRAPHIE :

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Photos et images du rapport :


Fig.1 : ILOT PERCY
Fig.2 : Effectif du service de santé des armées en 2015
Fig.3 : Missions du services de santé des armées
Fig.4 : BARON PERCY
Fig.5 : Organigramme service d'ingénierie biomédicale de l'HIA PERCY
Fig.6 : Plan pour la réalisation de la solution
Fig.7 : Chariot mobile de maintenance
Fig.8 : Bilan de la maintenance de l'ancien outil
Fig.9 : Feuille du service de cardiologie de l'ancien outil
Fig.10 : Tableaux maintenance interne
Fig.11 : Tableaux maintenance externe
Fig.12 : Tableau prestations extérieures
Fig.13 : Page d'accueil du nouvel outil
Fig.14 : Feuille liste des maintenances du nouvel outil
Fig.15 : Feuille du service de cardiologique du nouvel outil
Fig.16 : Feuille des statistiques et récapitulatif du nouvel outil
Fig.17 : Feuille des prestations extérieures du nouvel outil

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ANNEXES :


ANNEXE 1 : Mode demploi tableur preventive

ANNEXE 2 : Questionnaire de satisfaction à chaud

ANNEXE 3 : Questionnaire de satisfaction après utilisation
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